Política de Tratamiento de Datos Personales
Versión 1.0 · Vigente desde el 1 de julio de 2026
Esta política explica qué datos personales tratamos, con qué finalidad, con quién los compartimos y cómo puedes ejercer tus derechos. Está escrita para leerse, no solo para cumplir: si algo no queda claro, escríbenos a legal@nexbitdev.com.
1. Quién es el Responsable
- Correo para asuntos de datos personales
- legal@nexbitdev.com
El área encargada de atender peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales responde en el correo indicado arriba.
2. A qué aplica esta política
Aplica a los datos personales que tratamos como Responsables: los que nos envías por el formulario de contacto de este sitio, los que escribas en el chat de demostración del sitio, y los de las personas con acceso al panel de administración de un sitio que hayamos desarrollado.
No aplica a las conversaciones que sostienes con el agente de WhatsApp de una clínica. Ahí la Responsable es la clínica y nosotros actuamos como Encargados por cuenta suya; eso se explica en el Aviso de privacidad del agente de WhatsApp.
3. Definiciones
- Titular
- La persona natural a quien se refieren los datos personales.
- Tratamiento
- Cualquier operación sobre datos personales: recolectar, almacenar, usar, circular o suprimir.
- Responsable
- Quien decide sobre la base de datos y sobre el tratamiento: el que define para qué se usan los datos.
- Encargado
- Quien trata datos por cuenta del Responsable, siguiendo sus instrucciones y sin decidir finalidades propias.
- Autorización
- El consentimiento previo, expreso e informado del Titular para tratar sus datos.
- Dato sensible
- El que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Los datos de salud son sensibles.
- Transmisión
- Comunicar datos a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable.
- Transferencia
- Enviar datos a un receptor que es, a su vez, Responsable.
4. Qué datos tratamos y para qué
Formulario de contacto del sitio. Recolectamos nombre, correo electrónico, teléfono (opcional) y el mensaje que escribas.
- Responder tu solicitud y mantener la conversación comercial que la sigue.
- Preparar una propuesta o cotización si nos la pides.
- Conservar constancia de tu autorización de tratamiento.
Estos datos no se guardan en ninguna base de datos nuestra: el formulario los envía como correo electrónico a nuestra bandeja de entrada y ahí permanecen mientras dure la relación comercial y el tiempo adicional que exijan las obligaciones legales aplicables.
Chat de demostración del sitio. Guardamos lo que escribes en esa conversación y lo que el asistente responde, junto con un identificador aleatorio que genera tu navegador para esa sesión. No pedimos tu nombre, tu correo ni tu teléfono, y no los necesitamos para que la demostración funcione: si los escribes tú en el chat, quedan guardados con el resto de la conversación.
- Atender la conversación de demostración y darle continuidad dentro de la misma sesión.
- Evitar el uso abusivo del servicio, para lo cual registramos también tu dirección IP durante el día en curso.
- Revisar la calidad de las respuestas del asistente.
La demostración conversa con un negocio de ejemplo, no con una clínica real: las citas que se creen ahí no llegan a ninguna agenda de nadie. Para atender la conversación, el texto se envía al proveedor del modelo de inteligencia artificial que indicamos más abajo.
Acceso al panel de administración. De cada persona con acceso guardamos su correo electrónico, un resumen criptográfico de su contraseña (nunca la contraseña), la cuenta de intentos de acceso fallidos y el registro de qué cambios publicó.
- Controlar quién entra al panel y bloquear intentos de acceso no autorizados.
- Dejar trazabilidad de quién modificó y publicó el contenido del sitio.
No usamos ninguno de estos datos para publicidad, no los vendemos y no elaboramos perfiles con ellos.
5. Cuándo somos Responsables y cuándo Encargados
Es la distinción más importante de esta política, porque determina a quién debes dirigir un reclamo.
- Somos Responsables de los datos del formulario de contacto y de los accesos al panel de administración. Sobre ellos decidimos nosotros, y a nosotros nos reclamas.
- Somos Encargados de los datos que trata el agente de IA en el WhatsApp de una clínica. La clínica decide las finalidades y nosotros ejecutamos; la Responsable es ella.
Como Encargados no usamos los datos de las conversaciones para finalidades propias, no los cedemos a terceros distintos de los proveedores necesarios para prestar el servicio, y no entrenamos modelos de inteligencia artificial con ellos.
6. Cómo obtenemos tu autorización
Antes de enviar el formulario debes marcar una casilla de autorización. La casilla no viene marcada: marcarla es un acto tuyo, previo, expreso e informado, y sin ella el formulario no se envía.
Conservamos constancia de esa autorización por un medio que puede consultarse después. El correo que recibimos incluye el texto exacto que aceptaste, la fecha y hora en que lo hiciste y la versión de esta política vigente en ese momento. Puedes pedirnos copia de esa constancia cuando quieras.
Puedes revocar la autorización en cualquier momento escribiendo a legal@nexbitdev.com, salvo que exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservar los datos.
7. Datos sensibles
El formulario de este sitio no pide datos de salud ni ningún otro dato sensible, y te pedimos que no los incluyas en el mensaje: para una conversación comercial no hacen falta.
Responder preguntas sobre datos sensibles es siempre facultativo. Si aun así nos envías información de salud, la trataremos con el régimen reforzado que exige la ley y únicamente para responderte.
8. Datos de niñas, niños y adolescentes
Este sitio no está dirigido a menores de edad y no recolectamos sus datos de forma consciente a través del formulario. Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin la autorización de quien ejerce la patria potestad, los suprimimos.
9. Con quién compartimos los datos
Solo con los proveedores necesarios para que el sitio y el servicio funcionen, y solo para eso:
- Resend, para entregar el correo con tu mensaje a nuestra bandeja de entrada.
No vendemos, arrendamos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales. Solo los entregamos a una autoridad cuando media un requerimiento legal.
10. Transferencia y transmisión internacional
Los proveedores enumerados arriba operan infraestructura fuera de Colombia, de modo que tus datos se tratan en otros países. La Ley 1581 de 2012 permite estas operaciones cuando el país receptor ofrece un nivel adecuado de protección o cuando media la autorización expresa e inequívoca del Titular, entre otros supuestos.
Al marcar la casilla de autorización del formulario aceptas expresamente esta transferencia. Con cada proveedor mantenemos los acuerdos de tratamiento que exige la ley.
11. Tus derechos
Como Titular puedes, en cualquier momento:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
- Ser informado sobre el uso que hemos dado a tus datos.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley de protección de datos.
12. Cómo ejercer tus derechos: consultas y reclamos
Escribe a legal@nexbitdev.com indicando tu nombre, un medio de contacto, qué solicitas y los documentos que quieras aportar.
Consultas. Respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde que recibimos tu solicitud. Si no nos es posible, te avisamos el motivo y la fecha en que la atenderemos, que nunca superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de ese primer plazo.
Reclamos. Los atendemos en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al que los recibimos. Si no nos es posible, te informamos los motivos y la nueva fecha, que nunca superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de ese primer plazo.
Si el reclamo llega incompleto, te lo pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes a recibirlo. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que nos envíes lo que falta, entenderemos que desististe del reclamo; puedes presentarlo de nuevo cuando quieras.
Si no quedas conforme con nuestra respuesta, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
13. Medidas de seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo:
- Todo el tráfico del sitio viaja cifrado sobre HTTPS.
- Las contraseñas del panel se guardan como resumen criptográfico con sal; nunca se almacena la contraseña.
- La sesión del panel viaja en una cookie firmada, no legible desde JavaScript.
- El acceso al panel se bloquea temporalmente tras varios intentos fallidos.
- Las claves de los proveedores viven solo en el servidor y nunca llegan al navegador.
- El acceso a la base de datos está restringido a las personas que lo necesitan para operar.
Ninguna medida elimina el riesgo por completo. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la autoridad y a los titulares en los términos que exige la ley.
15. Por cuánto tiempo conservamos los datos
- Mensajes del formulario de contacto: mientras dure la relación comercial y el tiempo adicional que exijan las obligaciones legales aplicables.
- Accesos al panel de administración: mientras la persona conserve el acceso; el registro de cambios se conserva mientras el sitio siga en operación, porque es lo que permite auditar quién publicó qué.
- Conversaciones del chat de demostración: 30 días desde el último mensaje, y después se borran. La dirección IP que usamos para limitar el abuso se conserva solo durante el día en curso.
Cumplido el plazo, suprimimos los datos salvo que una obligación legal o contractual nos exija conservarlos más tiempo.
16. Si escribes desde fuera de Colombia
Nuestros servicios se dirigen al mercado colombiano y esta política se rige por la ley colombiana. Si nos escribes desde otro país, tratamos tus datos con las mismas garantías descritas aquí, y puedes ejercer los mismos derechos por el mismo canal.
Si la normativa de tu país de residencia te reconoce derechos adicionales, escríbenos a legal@nexbitdev.com y evaluaremos tu solicitud caso por caso.
17. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política. Cada versión lleva su número y su fecha de entrada en vigencia al principio del documento, y conservamos el historial completo de versiones anteriores, que te entregamos si lo pides.
Si un cambio afecta de forma sustancial las finalidades del tratamiento, te lo comunicaremos antes de aplicarlo.
18. Vigencia
Esta política rige desde el 1 de julio de 2026. Las bases de datos a las que se refiere se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas y los deberes legales asociados.
This document is available in Spanish only. It is governed by Colombian law (Ley 1581 de 2012) and the Spanish version is the binding one.